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- Maurizio Purrello
- 20. Februar 2025
- Business, Immobilien
Steuerberaterwechsel: Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ein Steuerberaterwechsel kann aus verschiedenen Gründen notwendig oder vorteilhaft sein. Vielleicht sind Sie mit der Leistung Ihres aktuellen Beraters unzufrieden, die Kommunikation stimmt nicht oder Sie haben das Gefühl, dass Ihr Unternehmen nicht optimal betreut wird. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, wie Sie den Wechsel Ihres Steuerberaters reibungslos und effizient gestalten können, ohne dabei wichtige Daten zu verlieren oder unnötigen Aufwand zu betreiben.
Gründe für den Steuerberaterwechsel
Es gibt viele Gründe, warum ein Wechsel des Steuerberaters sinnvoll sein kann:
- Unzufriedenheit mit der Beratung: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Steuerberater Ihre Fragen nicht zufriedenstellend beantwortet oder keine proaktiven Vorschläge zur Steueroptimierung macht, ist ein Wechsel überlegenswert.
- Mangelnde Erreichbarkeit: Eine schlechte Erreichbarkeit und lange Reaktionszeiten können den Betriebsablauf stören und wichtige Entscheidungen verzögern.
- Vertrauensverlust: Fehler in der Buchhaltung oder mangelnde Transparenz bei den Honoraren können zu einem Vertrauensverlust führen.
- Veränderte Bedürfnisse: Ihr Unternehmen wächst oder verändert sich, und Sie benötigen einen Berater, der besser auf Ihre neuen Anforderungen eingeht.
Schritt 1: Neuen Steuerberater finden
Der erste Schritt besteht darin, einen neuen Steuerberater zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht und bei dem Sie das Gefühl haben, besser aufgehoben zu sein. Folgende Kriterien können Ihnen bei der Auswahl helfen:
- Fachliche Kompetenz: Achten Sie darauf, dass der neue Berater Erfahrung in Ihrer Branche hat und sich mit den spezifischen Herausforderungen auskennt.
- Zertifikate und Referenzen: Überprüfen Sie die Qualifikationen und holen Sie Referenzen ein.
- Erreichbarkeit und Kommunikation: Testen Sie die Erreichbarkeit und stellen Sie sicher, dass die Kommunikation reibungslos funktioniert.
- Honorarstruktur: Klären Sie die Honorarstruktur und stellen Sie sicher, dass sie transparent und für Sie akzeptabel ist.
Sobald Sie sich für einen neuen Steuerberater entschieden haben, unterschreiben Sie den Beratungsvertrag und besprechen Sie die Honorarvereinbarung, um Missverständnisse zu vermeiden.
Schritt 2: Den bisherigen Steuerberater informieren
Informieren Sie Ihren bisherigen Steuerberater schriftlich über Ihren Wechselwunsch. Dies sollte idealerweise per E-Mail erfolgen. In der E-Mail benennen Sie die neue Kanzlei und setzen diese in „CC“. Teilen Sie mit, dass Ihr neuer Steuerberater, beispielsweise Herr Max Müller, sich mit dem bisherigen Berater in Verbindung setzen wird, um die Übergabe zu regeln. Dieser Schritt ist wichtig, um die Kommunikation zwischen beiden Steuerberatern zu ermöglichen. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung dürfen sie nicht miteinander über Ihre Angelegenheiten sprechen. Datenschutz und Verschwiegenheitspflichten müssen hierbei strikt eingehalten werden.
Schritt 3: Übergabe der Arbeiten koordinieren
Klären Sie mit beiden Steuerberatern, welche Arbeiten der bisherige Berater noch abschließt und ab wann der neue Berater die Aufgaben übernimmt. Folgende Punkte sollten dabei beachtet werden:
- Finanzbuchhaltung: Die Übergabe der Finanzbuchhaltung erfolgt oft zum Monats- oder Quartalsende. Klären Sie, welcher Berater welche Buchungen übernimmt.
- Lohnbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung hat oft separate Übergabezeiträume. Auch hier sollte eine klare zeitliche Abstimmung erfolgen.
- Jahresabschlüsse und Steuererklärungen: Klären Sie, ob der alte Berater den letzten Jahresabschluss und die Steuererklärungen noch fertigstellt oder ob dies der neue Berater übernimmt.
Empfehlenswert ist es, die Übergabe mit ausreichend Pufferzeit zu planen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Schritt 4: Offene Rechnungen begleichen
Stellen Sie sicher, dass alle offenen Rechnungen Ihres bisherigen Steuerberaters beglichen sind. Steuerberater haben ein Zurückbehaltungsrecht, was bedeutet, dass sie Ihre Daten zurückhalten können, bis alle Zahlungen erfolgt sind. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Unklarheiten in Rechnungen sofort thematisiert und geklärt werden.
Schritt 5: Datenübertragung organisieren
Die Übertragung Ihrer Daten von der alten zur neuen Kanzlei erfolgt oft automatisch, besonders wenn beide Kanzleien DATEV nutzen. Dabei wird eine Kopie Ihres bisherigen Datenbestands an den neuen Steuerberater übermittelt. Nutzen Sie zudem digitale Tools wie DATEV Unternehmen Online, müssen auch diese mit übertragen werden.
Schritt 6: Originalunterlagen sicherstellen
Falls Ihr bisheriger Steuerberater noch Originalunterlagen besitzt, lassen Sie sich diese aushändigen. Dies gilt insbesondere für wichtige Dokumente, die Sie für Ihre Unterlagen benötigen. Überprüfen Sie, ob alle relevanten Unterlagen vollständig sind und archivieren Sie diese sicher.
Schritt 7: Lohnbuchhaltung überprüfen
Überprüfen Sie, ob Ihre Lohnbuchhaltung aus programmseitiger Sicht vom neuen Steuerberater übernommen werden kann oder ob eine Archivierung notwendig ist. Eine Archivierung stellt sicher, dass Sie bei eventuellen Prüfungen jederzeit auf Ihre bisherigen Unterlagen zugreifen können. Dies ist besonders wichtig, um bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträger alle notwendigen Dokumente vorweisen zu können.
Schritt 8: Kommunikation mit dem neuen Steuerberater
Ein guter Austausch mit Ihrem neuen Steuerberater ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Kommunizieren Sie regelmäßig, klären Sie offene Fragen und senden Sie alle relevanten Verträge und Dokumente rechtzeitig zu. Dies fördert das gegenseitige Verständnis und erleichtert das Einspielen in die neuen Arbeitsabläufe.
Besonders in den ersten Monaten nach dem Wechsel sollten beide Seiten sich Zeit nehmen, um eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen. Besprechen Sie Ihre Erwartungen und Ziele ausführlich, damit der neue Berater Ihre Bedürfnisse optimal erfüllen kann. Regelmäßige Meetings und ein offener Dialog tragen dazu bei, dass Sie und Ihr neuer Steuerberater sich besser kennenlernen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickeln.
Fazit: Der Wechsel des Steuerberaters muss keine stressige Angelegenheit sein. Mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie den Übergang reibungslos gestalten. Die Hauptpunkte sind: Finden Sie einen neuen Steuerberater, informieren Sie den bisherigen, klären Sie die Übergabe der Arbeiten, begleichen Sie offene Rechnungen, organisieren Sie die Datenübertragung und stellen Sie eine gute Kommunikation sicher.
Ein Steuerberaterwechsel bietet die Möglichkeit, Ihre steuerliche Betreuung zu optimieren und neue Perspektiven zu gewinnen. Nutzen Sie diese Chance, um Ihr Unternehmen bestmöglich zu unterstützen und weiterzuentwickeln.
