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- Maurizio Purrello
- 18. November 2024
- DATEV
DATEV Unternehmen online: Die All-in-One-Lösung für die digitale Buchhaltung
In der heutigen digitalisierten Welt wird eine effiziente, transparente und papierlose Buchhaltung immer wichtiger. DATEV Unternehmen online ist eine cloudbasierte Plattform, die speziell für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater entwickelt wurde und eine zentrale Rolle in der modernen Buchführung spielt. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, alle relevanten Prozesse – von der Belegverwaltung über die Buchhaltung bis hin zur Zahlungsabwicklung – vollständig digital zu organisieren. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über DATEV Unternehmen online, die Funktionen, den praktischen Nutzen und die Vorteile, die dieses Tool für Unternehmen jeder Größe bietet.
In dem Video gehen wir gemeinsam anhand eines Musterbestandes die folgenden Punkte in DATEV Unternehmen Online durch.
Was ist DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online ist ein leistungsstarkes Tool der DATEV eG, das speziell für die Anforderungen moderner Buchhaltung entwickelt wurde. Ziel der Plattform ist es, die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern effizienter und sicherer zu gestalten, indem sie alle Buchhaltungsprozesse digital und zentral organisiert. Die Plattform ermöglicht es, Belege digital zu erfassen und zu archivieren, Bankbewegungen zu überwachen, Zahlungen direkt zu verwalten und eine automatische Weiterleitung von Buchhaltungsdaten an die Steuerkanzlei zu ermöglichen.
Traditionell wurden Belege, Rechnungen und andere Dokumente in Ordnern gesammelt und manuell übergeben, was zeitaufwendig, fehleranfällig und logistisch herausfordernd war. DATEV Unternehmen online macht diesen Schritt überflüssig, da alle Dokumente digital gespeichert und direkt für den Steuerberater zugänglich gemacht werden. Dies sorgt für eine direkte und nahtlose Verbindung zwischen Unternehmen und Kanzlei und beschleunigt den gesamten Prozess der Buchhaltung erheblich.
Die Hauptfunktionen von DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse der modernen Buchführung abgestimmt sind und Unternehmen dabei helfen, ihre Buchhaltungsprozesse digital, sicher und effizient zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Detail:
1. Digitale Belegübertragung und Archivierung
Ein zentraler Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist die digitale Übertragung und Archivierung von Belegen. Unternehmen können ihre Belege auf verschiedene Arten erfassen und hochladen:
- Drag-and-Drop über den Browser: Belege können per Drag-and-Drop direkt auf der Plattform hochgeladen werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn mehrere Belege gesammelt und in einem Schwung hochgeladen werden sollen.
- Mobile App: Mit der DATEV Upload Mobil-App lassen sich Belege einfach abfotografieren und sofort in DATEV Unternehmen online hochladen. Dies ist besonders praktisch für kleinere Unternehmen oder unterwegs.
- E-Mail-Upload: DATEV Unternehmen online ermöglicht es, Belege per E-Mail hochzuladen. Unternehmen können beispielsweise eine spezifische E-Mail-Adresse einrichten (z.B. rechnungen@firma.de), an die Belege gesendet werden, und diese E-Mail-Adresse wird mit DATEV Unternehmen online verknüpft. Auf diese Weise sind alle eingehenden Belege sofort digital verfügbar und archiviert.
Alle hochgeladenen Belege werden automatisch gespeichert und stehen sowohl dem Unternehmen als auch der Steuerkanzlei jederzeit zur Verfügung. So entsteht ein digitales Archiv, auf das jederzeit zugegriffen werden kann.
2. Belege prüfen, freigeben und bearbeiten
Mit DATEV Unternehmen online können Belege nicht nur hochgeladen, sondern auch verwaltet, geprüft und freigegeben werden. So können die Dokumente auf verschiedenen Freigabestufen durch das Unternehmen geprüft werden, bevor sie zur weiteren Bearbeitung an die Steuerkanzlei weitergeleitet werden. Die Freigabe erfolgt vollständig digital und spart so Zeit und Aufwand.
Die Plattform bietet eine zweistufige Belegfreigabe, die zusätzliche Sicherheit und Flexibilität bietet. Diese Funktion ermöglicht es, Belege in verschiedenen Stufen zur Zahlung freizugeben, etwa durch eine Teamleitung oder die Geschäftsführung, bevor sie an die Steuerkanzlei übermittelt werden.
3. Zahlungsverkehr und Überweisungen direkt ausführen
Ein weiterer zentraler Vorteil von DATEV Unternehmen online ist die Möglichkeit, Zahlungen direkt innerhalb der Plattform vorzubereiten und auszuführen. Die Belege können während des Bearbeitungsprozesses für Zahlungen markiert und zur Überweisung vorbereitet werden. Die Zahlung selbst wird ähnlich wie beim normalen Online-Banking direkt aus DATEV Unternehmen online ausgeführt und kann über eine Banking-App freigegeben werden.
Alle Zahlungen, die über DATEV Unternehmen online ausgeführt werden, sind automatisch mit den entsprechenden Belegen verknüpft. Das bedeutet, dass die zugehörigen Rechnungen sofort als bezahlt markiert sind und die Bankbewegungen stets aktuell im System erscheinen. So wird Transparenz und Effizienz gewährleistet, und die gesamte Zahlungsabwicklung läuft zentral und übersichtlich ab.
4. Bankkonten einbinden und Bankbewegungen überwachen
DATEV Unternehmen online bietet die Möglichkeit, Bankkonten direkt zu verknüpfen und alle Bankbewegungen zentral in der Plattform zu überwachen. Dadurch haben Unternehmen einen vollständigen Überblick über alle Ein- und Ausgänge und können diese direkt mit den zugehörigen Belegen abgleichen.
Die Bankbewegungen lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien filtern, etwa nach „geprüften“ und „ungeprüften“ Buchungen. Durch die OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) werden relevante Informationen aus den Belegen automatisch erkannt und mit den Bankbewegungen verknüpft. Dieser automatische Abgleich spart Zeit und sorgt für eine zusätzliche Sicherheit bei der Zuordnung von Zahlungsein- und -ausgängen.
5. Automatisierungen für wiederkehrende Buchungen/Regeln
DATEV Unternehmen online bietet Unternehmen die Möglichkeit, bestimmte Buchungsvorgänge zu automatisieren. So können zum Beispiel regelmäßige Zahlungen wie Miet- oder Leasingkosten automatisch als „geprüft“ markiert und zugeordnet werden. Auch Regeln für die Verknüpfung von Belegen und Bankbewegungen lassen sich anlegen, was die Effizienz der Buchhaltung erheblich steigert.
6. Bereitstellung von Auswertungen und Archivfunktionen
Alle erfassten Daten werden auf der Plattform gespeichert und sind für das Unternehmen jederzeit abrufbar. Dies umfasst auch die Auswertungen und die steuerliche Buchhaltung, die die Steuerkanzlei über DATEV Unternehmen online zur Verfügung stellt. Unternehmen haben so jederzeit Zugriff auf die neuesten Zahlen und Auswertungen und behalten stets den Überblick über ihre finanzielle Lage. Das digitale Archiv sorgt dafür, dass alle Belege sicher und übersichtlich gespeichert sind und jederzeit für Rückfragen oder Prüfungen zur Verfügung stehen.
Die Vorteile von DATEV Unternehmen online für Unternehmen
DATEV Unternehmen online bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. Hier sind die wesentlichen Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis und Effizienz: Der gesamte Buchhaltungsprozess wird digital und zentral abgewickelt, was den Zeitaufwand erheblich reduziert. Unternehmen sparen sich das Sortieren und Organisieren von Papierbelegen, und auch die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei wird effizienter.
- Transparenz und Übersichtlichkeit: Alle relevanten Daten und Belege sind jederzeit abrufbar und zentral gespeichert. Die Plattform ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen, was die Transparenz und die Übersichtlichkeit fördert.
- Sicherheit und Zugänglichkeit: Die digitale Speicherung in der DATEV-Cloud sorgt dafür, dass die Daten sicher und jederzeit zugänglich sind. DATEV legt großen Wert auf die Sicherheit und den Schutz der Kundendaten, was ein entscheidender Vorteil gegenüber traditionellen Papierprozessen ist.
- Flexibilität und Mobilität: DATEV Unternehmen online ist geräteunabhängig nutzbar. Unternehmen können von jedem Ort und mit jedem internetfähigen Gerät auf die Plattform zugreifen, sei es mit dem PC, Laptop oder Smartphone.
- Nahtlose Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei: Alle Belege, die online hochgeladen und bearbeitet werden, sind direkt für die Steuerkanzlei zugänglich. So ist der Buchführungsprozess optimiert und alle Informationen stehen der Steuerkanzlei in Echtzeit zur Verfügung.
Fazit
DATEV Unternehmen online ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Buchhaltung vollständig digital organisieren und effizienter gestalten möchten. Die Plattform bietet alle wesentlichen Funktionen, die für eine moderne und transparente Buchführung erforderlich sind – von der digitalen Belegübertragung über die Zahlungsabwicklung bis hin zur Bereitstellung von Auswertungen und Archivfunktionen. Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung und die wachsenden Anforderungen an Unternehmen, wie die kommende Pflicht zur E-Rechnung, ist DATEV Unternehmen online ein unverzichtbares Werkzeug für eine zukunftssichere Buchhaltung.
In unserem Video schauen Sie gemeinsam mit uns auf die verschiedenen Optionen von Unternehmen Online.
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