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- Maurizio Purrello
- 5. August 2024
- DATEV
Das ultimative System, um Ihre Belege richtig zu sortieren!
Als Unternehmer stehen Sie vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Belegen zu verwalten. Ein effektives System zur Organisation dieser Belege ist daher unerlässlich, um Chaos zu vermeiden und Ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen. In diesem Beitrag werde ich Ihnen zeigen, warum das Thema Belege so wichtig ist und wie Sie ein solides System aufbauen können, um Ihre Unterlagen ordnungsgemäß zu verwalten.
Warum ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen so wichtig?
Belege sind nicht nur lästig, sondern können auch zu echten Problemen führen, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Insbesondere bei der Erstellung von Steuererklärungen oder der Erstellung von Bilanzen werden häufig zusätzliche Unterlagen angefordert. Wenn Sie dann feststellen, dass Sie wichtige Belege verloren haben oder keinen Zugriff mehr darauf haben, kann dies zu erheblichen Schwierigkeiten führen.
Das richtige System von Anfang an
Bei der Gründung eines Unternehmens sollten Sie von Anfang an ein System zur Aufbewahrung Ihrer Belege implementieren. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Nachvollziehbarkeit Ihrer Unterlagen sicherzustellen und alle Belege bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren. Überlegen Sie sich, ob Sie Ihre Belege lieber in Papierform oder digital aufbewahren möchten. Die digitale Aufbewahrung bietet viele Vorteile, ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn Sie sicherstellen können, dass Sie langfristig Zugriff auf Ihre Daten haben.
Sichern Sie Ihren Zugriff
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherung Ihres Zugriffs auf Ihre digitalen Daten. Speichern Sie Ihre Belege nicht nur auf einem Cloud-Anbieter, sondern sichern Sie regelmäßig Kopien auf lokalen Speichergeräten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Accounts bei Online-Plattformen dauerhaft verfügbar sind. Laden Sie wichtige Dokumente herunter und sichern Sie sie an einem sicheren Ort.
Empfohlene Lösungen für die Aufbewahrung Ihrer Belege
Als Steuerberater empfehle ich meinen Mandanten oft die Nutzung von DATEV Unternehmen online. Diese Software ermöglicht nicht nur die einfache Buchführung, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Daten revisionssicher und jederzeit verfügbar sind. Selbst wenn Sie Ihren Steuerberater wechseln möchten, können Sie Ihre Daten problemlos mitnehmen oder extern sichern lassen.
Vermeiden Sie die häufigsten Fehler
In meiner Praxis sehe ich immer wieder die gleichen Fehler bei der Aufbewahrung von Belegen. Accounts werden gelöscht, Zugriffe gehen verloren und Daten werden einfach nicht richtig gesichert. Es ist wichtig, von Anfang an ein bewusstes System zur Aufbewahrung Ihrer Belege zu implementieren, um zukünftige Probleme zu vermeiden.
Fazit:
Ein effektives System zur Aufbewahrung von Belegen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Nehmen Sie sich die Zeit, ein solides System aufzubauen, und halten Sie sich an bewährte Praktiken, um Ihre Belege ordnungsgemäß zu verwalten. Auf diese Weise können Sie nicht nur Chaos vermeiden, sondern auch Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen und mögliche Probleme im Nachgang vermeiden.
