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- Maurizio Purrello
- 18. August 2025
- DATEV
DATEV Unternehmen Online im Praxischeck: Buchhaltung & Lohn 100 % digital umgesetzt
Die Anforderungen an Unternehmerinnen und Unternehmer steigen stetig: Effiziente Prozesse, gesetzliche Vorgaben, Termindruck – und das alles möglichst digital. Dennoch ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater in vielen Unternehmen noch immer geprägt von manuellen Abläufen, E-Mail-Chaos oder sogar Papierordnern.
Dabei gibt es längst eine Lösung, die Ihnen als Unternehmer und auch Ihrer Steuerkanzlei den Alltag deutlich erleichtert: DATEV Unternehmen Online.
Doch DATEV Unternehmen Online ist weit mehr als nur ein digitales Belegarchiv. In Kombination mit DATEV Personal erhalten Sie eine vollumfängliche Plattform für Ihre Buchhaltung und Ihre Lohnabrechnung – digital, sicher und praxisnah. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie beide Tools optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen und welche konkreten Vorteile Sie dadurch gewinnen.
Was ist DATEV Unternehmen Online?
DATEV Unternehmen Online ist ein cloudbasiertes System, das Unternehmen mit ihrer Steuerkanzlei verbindet. Es ermöglicht die digitale Zusammenarbeit bei der Finanzbuchhaltung – von der Belegerfassung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Zahlung. Alles läuft zentral über einen geschützten Zugang, ortsunabhängig und jederzeit verfügbar.
Ziel ist es, Ihre Buchhaltung laufend aktuell zu halten, Rückfragen zu minimieren und interne Abläufe zu vereinfachen. Und genau das funktioniert – wenn man weiß, wie.
DATEV Unternehmen Online im Detail – So arbeiten Sie effizient und digital
1. Belege digital hochladen – ohne Umwege
Statt Belege zu sammeln, auszudrucken oder per E-Mail weiterzuleiten, laden Sie diese direkt in DATEV Unternehmen Online hoch. Dabei stehen Ihnen zwei komfortable Varianten zur Verfügung:
- Drag & Drop-Upload: Ziehen Sie die Datei einfach per Maus direkt ins Portal.
- E-Mail-Upload (DATEV Upload Mail): Leiten Sie Eingangsrechnungen direkt an Ihre persönliche Beleg-Mailadresse weiter – ideal für digitale Rechnungen oder automatisierte Abläufe mit Geschäftspartnern.
2. Belegfreigabe mit System
DATEV Unternehmen Online analysiert Ihre Belege automatisch (z. B. Betrag, Datum, Rechnungsnummer). Anschließend durchlaufen diese – falls gewünscht – einen digitalen Freigabeprozess. So können Sie z. B. definieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnung zunächst prüft und Sie diese anschließend freigeben. Alles ist revisionssicher dokumentiert.
3. Zahlungen vorbereiten und ausführen
Nach der Freigabe erstellt DATEV Unternehmen Online auf Wunsch automatisch Zahlungsvorschläge. Sie prüfen diese nur noch und übergeben sie mit einem Klick an Ihre Bank – kein händisches Überweisen oder Abtippen mehr.
4. Bankkonten integrieren
Binden Sie Ihre Bankkonten bequem über RZ-Bankinfo (kostenpflichtig) oder HBCI-Zugang (kostenfrei) an. So behalten Sie tagesaktuell den Überblick über Ihre Umsätze, ordnen Zahlungseingänge zu und automatisieren wiederkehrende Buchungen durch intelligente Regeln.
5. Auswertungen jederzeit abrufbar
Ob offene Posten, Zahlungsausgänge oder buchhalterische Auswertungen – DATEV Unternehmen Online bietet Ihnen jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten. Auf Wunsch bis hinunter zur Einzelbuchung. Ihre Steuerkanzlei kann dabei ebenfalls in Echtzeit auf dieselben Daten zugreifen.
DATEV Personal – Die digitale Erweiterung für Ihre Lohnabrechnung
Während DATEV Unternehmen Online Ihre Buchhaltung digitalisiert, kümmert sich DATEV Personal um alle Prozesse rund um das Thema Personal und Lohn.
Das bietet Ihnen DATEV Personal:
- Mitarbeiter digital erfassen
Neue Mitarbeitende können per Eingabemaske oder digitalem Personalfragebogen angelegt werden – ganz ohne Papier oder manuelle Übertragung. Ihre Mitarbeitenden geben ihre Daten selbst ein, Sie geben diese frei, und die Lohnabrechnung kann sofort beginnen.
- Änderungen einfach übermitteln
Neue Bankverbindung? Gehaltsanpassung? DATEV Personal ermöglicht es Ihnen, diese Änderungen digital einzupflegen und direkt an die Kanzlei zu übermitteln – ohne Rückfragen oder doppelte Arbeit.
- Digitale Personalakte
Alle lohnrelevanten Unterlagen – wie Krankmeldungen, Steuerdaten oder Verträge – liegen sicher in der Cloud. Sie und Ihre Steuerberatung haben jederzeit Zugriff.
- Gehälter sicher und pünktlich zahlen
Die Steuerkanzlei bereitet die Gehaltszahlungen digital vor. Sie prüfen und geben diese direkt aus DATEV Unternehmen Online zur Zahlung frei – transparent, effizient und rechtssicher.
- Lohnauswertungen auf Abruf
Ob Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen oder Jahresauswertungen – alles steht Ihnen gebündelt im Portal zur Verfügung.
Warum sich der Einsatz lohnt
DATEV Unternehmen Online und DATEV Personal sind perfekt aufeinander abgestimmt und bieten Ihnen zahlreiche Vorteile:
- Weniger Bürokratie durch automatisierte Prozesse
- Bessere Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei und im Team
- Mehr Transparenz – alle Zahlen und Unterlagen auf einen Blick
- Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
- Sicherheit – DSGVO- und GoBD-konform, vollständig revisionssicher
Unser Fazit: Buchhaltung und Lohnabrechnung auf dem nächsten Level
Wenn Sie DATEV Unternehmen Online richtig einsetzen, sparen Sie jeden Tag wertvolle Zeit – bei der Belegbearbeitung, der Zahlungsabwicklung und in der Abstimmung mit Ihrem Steuerberater.
Mit DATEV Personal wird auch die Lohnabrechnung zum digitalen Selbstläufer: Mitarbeiter verwalten, Änderungen übermitteln, Gehälter freigeben – alles digital, alles an einem Ort.
