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Mehr Informationen- Maurizio Purrello
- 29. Oktober 2026
- DATEV
DATEV Unternehmen online: So funktioniert die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
DATEV Unternehmen online ist weit mehr als ein digitaler Belegordner. Unternehmen können damit Belege digital bereitstellen, Rechnungen bearbeiten und bezahlen, Auswertungen abrufen und gemeinsam mit ihrer Steuerkanzlei auf einer einheitlichen Datenbasis arbeiten.
Der eigentliche Vorteil liegt deshalb nicht darin, Papier durch PDF-Dateien zu ersetzen. Entscheidend ist ein durchgängiger digitaler Prozess: vom Eingang einer Rechnung über deren Freigabe und Bezahlung bis zur Buchhaltung und zur aktuellen betriebswirtschaftlichen Auswertung.
Richtig eingesetzt kann DATEV Unternehmen online dadurch nicht nur Verwaltungsaufwand reduzieren. Es schafft auch die Grundlage für aktuellere Zahlen und bessere unternehmerische Entscheidungen.
Was ist DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online – häufig kurz DUO genannt – ist eine Plattform für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei.
Statt Belege in Papierordnern zu sammeln, per E-Mail weiterzuleiten oder sogar per WhatsApp zu verschicken, werden die relevanten Unterlagen digital in einem gemeinsamen System bereitgestellt.
Dabei geht es nicht nur um die Übermittlung von Rechnungen an die Buchhaltung. DATEV Unternehmen online kann verschiedene kaufmännische Prozesse miteinander verbinden.
Dazu gehören insbesondere die digitale Belegverwaltung, Zahlungsprozesse, Bankinformationen, Auswertungen und – je nach eingesetzten Anwendungen und Berechtigungen – auch Bereiche der Personalwirtschaft.
Das Ziel ist eine gemeinsame und möglichst aktuelle Datenbasis für Unternehmen und Steuerkanzlei.
Wie kommen Rechnungen und Belege in DATEV Unternehmen online?
Für die digitale Bereitstellung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Welche davon sinnvoll ist, hängt von den Abläufen im jeweiligen Unternehmen ab.
Belege können beispielsweise direkt hochgeladen, per Smartphone erfasst oder über eine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Auch Scanner, Schnittstellen und weitere digitale Übertragungswege können in den Prozess eingebunden werden.
Besonders interessant ist die Einrichtung einer eigenen Adresse für Eingangsrechnungen.
Statt eine Rechnung zunächst im persönlichen E-Mail-Postfach zu erhalten, herunterzuladen und anschließend erneut hochzuladen, kann sie direkt in den vorgesehenen digitalen Prozess gelangen.
Damit entfällt ein manueller Zwischenschritt.
Wie sieht ein durchgängiger digitaler Rechnungsprozess aus?
Ein sinnvoll strukturierter Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Eingangsrechnung → digitale Bereitstellung → Prüfung und Freigabe → Zahlung → Buchhaltung
Damit wird derselbe Beleg nicht mehrfach manuell bearbeitet.
Eine Rechnung kann digital eingehen, geprüft und gegebenenfalls innerhalb des Unternehmens freigegeben werden. Anschließend kann die Zahlung vorbereitet und der Beleg der Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden.
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder Verantwortlichen können zusätzlich Freigabeprozesse sinnvoll sein.
So lässt sich beispielsweise festlegen, dass eine Rechnung zunächst fachlich geprüft und anschließend von einer weiteren Person zur Zahlung freigegeben werden muss.
Kann man mit DATEV Unternehmen online Rechnungen bezahlen?
DATEV Unternehmen online kann auch in den Zahlungsprozess eingebunden werden.
Liegt eine Rechnung digital vor, können die vorhandenen Informationen für die Vorbereitung einer Zahlung genutzt werden. Über die entsprechende Bankanbindung lässt sich der Zahlungsprozess anschließend weiterführen.
Der Vorteil liegt vor allem in der Verbindung der einzelnen Arbeitsschritte:
Der Beleg befindet sich bereits im System, die Zahlung kann darauf aufbauen und anschließend steht die Rechnung auch für die Buchhaltung zur Verfügung.
Das reduziert Medienbrüche und unnötige Mehrfacharbeit.
Welche Vorteile hat DATEV Unternehmen online für die Buchhaltung?
Eine digitale Buchhaltung ist nicht automatisch eine gute Buchhaltung. Entscheidend ist, wie die Prozesse organisiert sind.
Wenn Belege zeitnah digital bereitgestellt werden, kann auch die Buchhaltung früher und kontinuierlicher erfolgen.
Das kann mehrere Vorteile haben:
- weniger Papier und weniger verlorene Belege
- weniger Rückfragen zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei
- schnellere Verarbeitung der laufenden Buchhaltung
- aktuellere betriebswirtschaftliche Auswertungen
- ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen
- strukturiertere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei
Der entscheidende Punkt ist dabei die Aktualität.
Eine BWA, die erst viele Wochen oder Monate nach dem betreffenden Zeitraum vorliegt, hilft bei aktuellen unternehmerischen Entscheidungen nur eingeschränkt.
Warum sind aktuelle Unternehmenszahlen so wichtig?
Unternehmerische Entscheidungen werden täglich getroffen.
- Kann eine neue Mitarbeiterin eingestellt werden?
- Ist eine größere Investition sinnvoll?
- Wie entwickelt sich die Liquidität?
- Wie hoch könnte die Steuerbelastung für das laufende Jahr werden?
- Sind Kostenbereiche auffällig gestiegen?
Für solche Fragen reicht eine Buchhaltung, die hauptsächlich der späteren Erstellung des Jahresabschlusses dient, häufig nicht aus.
Die laufende Finanzbuchhaltung kann vielmehr eine Informationsgrundlage für die Unternehmenssteuerung sein.
In einem gut organisierten digitalen Prozess kann beispielsweise bereits Anfang eines Monats die BWA des Vormonats vorliegen. Auf dieser Grundlage können anschließend weitere Auswertungen oder eine Steuerhochrechnung erstellt werden.
Damit verändert sich auch die Rolle der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei: weg von der reinen Verarbeitung vergangener Geschäftsvorfälle und stärker hin zu Planung und vorausschauender Beratung.
Welche Auswertungen können Unternehmen nutzen?
Über DATEV Unternehmen online können Unternehmen – abhängig von der konkreten Einrichtung und den vergebenen Rechten – auf betriebswirtschaftliche Auswertungen zugreifen.
Interessant ist dabei nicht nur die BWA als fertiges Dokument.
Unternehmer können sich mit den zugrunde liegenden Zahlen beschäftigen und bei Bedarf einzelne Buchungen genauer betrachten.
Das ermöglicht beispielsweise Fragen wie:
- Warum sind bestimmte Kosten in diesem Monat gestiegen?
- Welche Buchungen stecken hinter einer bestimmten Position?
- Wie entwickelt sich ein Kostenbereich im Jahresverlauf?
Damit wird die Buchhaltung transparenter und kann stärker als unternehmerisches Steuerungsinstrument genutzt werden.
DATEV Unternehmen online und Bank: Was ist möglich?
Auch Bankinformationen können in die digitale Zusammenarbeit eingebunden werden.
Dadurch können Kontoumsätze und Zahlungsprozesse enger mit den vorhandenen Belegen verbunden werden.
Das ist insbesondere deshalb sinnvoll, weil Beleg, Zahlung und Buchhaltung nicht mehr als drei voneinander getrennte Vorgänge behandelt werden müssen.
Je stärker diese Prozesse miteinander verbunden sind, desto weniger manuelle Zwischenschritte sind erforderlich.
Kann DATEV Unternehmen online auch für Personalprozesse genutzt werden?
Die digitale Zusammenarbeit kann über die klassische Finanzbuchhaltung hinausgehen.
Auch im Personalbereich können digitale Prozesse genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung von Personalunterlagen oder digitale Personalakten.
Gerade bei wachsenden Unternehmen ist das relevant.
Wenn Mitarbeiterunterlagen weiterhin per E-Mail, Papier und unterschiedlichen Ablageorten verarbeitet werden, entstehen schnell unnötige Rückfragen und Doppelarbeiten.
Ein strukturierter digitaler Prozess schafft dagegen klare Zuständigkeiten und eine nachvollziehbare Ablage.
Für welche Unternehmen lohnt sich DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online kann grundsätzlich für sehr unterschiedliche Unternehmen interessant sein.
Besonders groß ist der Nutzen allerdings dann, wenn nicht lediglich der bisherige Papierprozess digital nachgebaut wird.
Wer eine Rechnung früher ausgedruckt, abgeheftet und einmal im Monat zum Steuerberater gebracht hat und sie heute lediglich einmal im Monat gesammelt hochlädt, hat zwar Papier reduziert. Der eigentliche digitale Prozess ist damit aber noch nicht ausgeschöpft.
Interessanter wird es, wenn Unternehmen ihre Abläufe insgesamt betrachten:
- Wie kommen Rechnungen ins Unternehmen?
- Wer muss sie prüfen?
- Wer gibt sie frei?
- Wie werden sie bezahlt?
- Wann stehen sie der Buchhaltung zur Verfügung?
- Wann erhält das Unternehmen seine Auswertungen?
Erst wenn diese Schritte zusammengedacht werden, entsteht aus einzelnen digitalen Werkzeugen ein funktionierender Prozess.
DATEV Unternehmen online richtig einführen: Nicht das Tool steht am Anfang
Bei der Einführung sollte deshalb nicht die erste Frage lauten:
Welche Funktionen hat DATEV Unternehmen online?
Sinnvoller ist zunächst die Frage:
Wie soll unser Rechnungs- und Buchhaltungsprozess künftig aussehen?
Danach lässt sich festlegen, welche Funktionen dafür benötigt werden.
Ein kleines Unternehmen mit wenigen Eingangsrechnungen benötigt möglicherweise einen sehr einfachen Ablauf. Ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen, verschiedenen Freigabestufen und zahlreichen Rechnungen braucht dagegen andere Strukturen.
Digitalisierung bedeutet deshalb nicht, möglichst viele Funktionen einzuschalten.
Sie bedeutet, einen einfachen, nachvollziehbaren und zum Unternehmen passenden Prozess aufzubauen.
Häufige Fragen zu DATEV Unternehmen online
Ist DATEV Unternehmen online nur ein digitaler Belegordner?
Nein. Die digitale Belegbereitstellung ist zwar eine zentrale Funktion, DATEV Unternehmen online kann aber darüber hinaus unter anderem Zahlungsprozesse, Bankinformationen, Auswertungen und weitere kaufmännische Abläufe in die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei einbinden.
Müssen Rechnungen noch ausgedruckt werden?
Bei einem konsequent digitalen Prozess ist das grundsätzlich nicht das Ziel. Rechnungen können digital bereitgestellt, verarbeitet und für die Buchhaltung verwendet werden.
Können Eingangsrechnungen automatisch in den Prozess gelangen?
Für Eingangsrechnungen können digitale Übertragungswege eingerichtet werden. Beispielsweise kann eine separate E-Mail-Adresse genutzt werden, an die Rechnungen direkt gesendet oder weitergeleitet werden.
Können mehrere Mitarbeiter Rechnungen freigeben?
Freigabeprozesse können so organisiert werden, dass unterschiedliche Personen in Prüfung und Freigabe eingebunden werden. Das kann insbesondere bei größeren Unternehmen oder klar getrennten Verantwortungsbereichen sinnvoll sein.
Kann ich meine BWA in DATEV Unternehmen online abrufen?
Abhängig von der Einrichtung und den Berechtigungen können betriebswirtschaftliche Auswertungen digital bereitgestellt und abgerufen werden.
Ersetzt DATEV Unternehmen online den Steuerberater?
Nein. Die Plattform organisiert und digitalisiert die Zusammenarbeit. Ihr besonderer Nutzen entsteht gerade dadurch, dass Unternehmen und Steuerkanzlei auf einer gemeinsamen und möglichst aktuellen Datenbasis arbeiten können.
Fazit: Der größte Vorteil von DATEV Unternehmen online sind nicht die digitalen Belege
DATEV Unternehmen online wird häufig zunächst mit dem digitalen Austausch von Belegen verbunden.
Der größere Nutzen entsteht jedoch dann, wenn daraus ein durchgängiger kaufmännischer Prozess wird.
Rechnungen kommen digital ins Unternehmen, werden geprüft und freigegeben, Zahlungen werden vorbereitet, die Buchhaltung kann zeitnah erfolgen und aktuelle Auswertungen stehen schneller zur Verfügung.
Damit geht es am Ende nicht nur um weniger Papier.
Es geht um weniger Aufwand, mehr Überblick und aktuellere Unternehmenszahlen – und damit um eine bessere Grundlage für Planung, Steuerung und unternehmerische Entscheidungen.
