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- Maurizio Purrello
- 2. September 2024
- Business, E-Commerce
Die E-Rechnung ab 2025: Alles, was Sie jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung steht vor der Tür: Ab dem 1. Januar 2025 wird sie verpflichtend für alle Unternehmen in Deutschland. Für viele bedeutet dies eine grundlegende Umstellung ihrer Buchhaltungsprozesse. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die E-Rechnung und was Sie jetzt beachten müssen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format übermittelt wird. Dabei gibt es zwei wesentliche Formate, die in der Praxis von Bedeutung sind: ZUGFeRD und XRechnung.
- ZUGFeRD: Hierbei handelt es sich um eine hybride Form, bei der eine strukturierte XML-Datei mit einer PDF-Datei kombiniert wird. So kann die Rechnung sowohl maschinell verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden.
- XRechnung: Dieses Format enthält ausschließlich strukturierte Daten, die von Software verarbeitet werden können. Für das menschliche Auge ist diese Form der Rechnung nicht lesbar.
Wichtig: Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung und wird ab dem 1. Januar 2025 an Bedeutung verlieren. Unternehmen, die weiterhin nur auf PDF-Rechnungen setzen, riskieren finanzielle Einbußen.
Warum sollten Sie auf die E-Rechnung umstellen?
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Kostenersparnis: Der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind deutlich günstiger als bei Papierrechnungen. Studien zeigen, dass Unternehmen bis zu 60% der Kosten einsparen können.
- Zeitersparnis: E-Rechnungen können automatisch in die Buchhaltungssysteme eingespielt und verarbeitet werden. Das manuelle Öffnen, Einscannen und Erfassen von Rechnungen entfallen. Dies spart wertvolle Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.
- Schnellere Zahlungen: Da E-Rechnungen sofort nach dem Versand beim Empfänger ankommen, können Zahlungen schneller ausgelöst werden. Dies verbessert die Liquidität Ihres Unternehmens.
Wer ist betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland betroffen, die inländische Geschäftspartner haben und umsatzsteuerpflichtig sind. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Ohne ein funktionierendes System für den Empfang von E-Rechnungen droht der Verlust des Vorsteuerabzugs – und damit bares Geld.
Übergangsregelungen und Fristen
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelungen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, sonst verlieren Sie den Vorsteuerabzug.
Beim Versand von E-Rechnungen sieht es etwas anders aus: Unternehmen, die 2026 einen Umsatz von über 800.000 Euro erzielen, sind ab 2027 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Aber Achtung: Es ist damit zu rechnen, dass viele große Unternehmen bereits vor 2027 umstellen werden. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten.
So setzen Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen um
- Bestandsaufnahme: Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse. Wie erstellen und versenden Sie derzeit Rechnungen? Nutzen Sie bereits Software, und wenn ja, kann diese E-Rechnungen erstellen?
- Software prüfen: Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob dieser die E-Rechnung unterstützt. Die Anbieter arbeiten bereits an entsprechenden Lösungen. Falls Ihre aktuelle Software keine E-Rechnung unterstützt, sollten Sie sich nach Alternativen umsehen.
- Mitarbeiter schulen: Informieren und schulen Sie Ihr Team frühzeitig über die Änderungen und die neuen Prozesse. So stellen Sie sicher, dass der Übergang reibungslos verläuft.
- Rechtzeitig handeln: Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Umsetzung, um Engpässe und Last-Minute-Probleme zu vermeiden. Besonders Softwareanbieter könnten zum Ende der Übergangsfrist stark ausgelastet sein.
Fazit: Handeln Sie jetzt!
Die E-Rechnung wird kommen, und es gibt keine Möglichkeit, sich ihr zu entziehen. Die Vorteile sind klar: Kostenersparnis, Zeitersparnis und eine bessere Liquidität. Nutzen Sie die verbleibenden Monate des Jahres 2024, um Ihr Unternehmen optimal auf die Umstellung vorzubereiten.
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