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Mehr Informationen- Maurizio Purrello
- 4. November 2026
- Business
E-Rechnung 2027: Wer jetzt umstellen muss und was Unternehmen prüfen sollten
Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für einen großen Teil der Unternehmen noch einmal deutlich relevanter. Für Unternehmen mit einem maßgeblichen Umsatz von mehr als EUR 800.000 im Jahr 2026 endet die bisherige Übergangsregelung für die Ausstellung von Rechnungen.
Dabei reicht es nicht, nur auf den Umsatz in der BWA zu schauen.
Entscheidend ist außerdem, ob dein Rechnungsprozess technisch und organisatorisch überhaupt funktioniert.
Denn die E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF in einem neuen Format. Sie verändert den gesamten Ablauf vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung und Buchhaltung.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
In der Praxis spielen insbesondere zwei Formate eine wichtige Rolle:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Die XRechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz. Dieser ist maschinell auslesbar, für den Menschen aber nicht unmittelbar wie eine klassische Rechnung lesbar.
Beim ZUGFeRD-Format gibt es ebenfalls strukturierte elektronische Rechnungsdaten. Zusätzlich ist eine PDF-Darstellung vorhanden.
Der entscheidende Punkt ist jedoch bei beiden Varianten gleich: Maßgeblich sind die strukturierten Rechnungsdaten – nicht die sichtbare PDF.
Empfang und Ausstellung sind zwei unterschiedliche Themen
Bei der E-Rechnung müssen zwei Bereiche getrennt betrachtet werden:
- E-Rechnungen empfangen
- E-Rechnungen ausstellen
Die Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit dem 1. Januar 2025 relevant.
Der nächste große Schritt betrifft nun die Ausstellung.
Ab dem 1. Januar 2027 endet für Unternehmen oberhalb einer bestimmten Umsatzgrenze die entsprechende Übergangsregelung.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Entscheidend ist der maßgebliche Umsatz des Jahres 2026.
Liegt dieser über EUR 800.000, endet die Übergangsregelung für die Ausstellung von E-Rechnungen.
Dabei darf die Grenze nicht einfach mit dem Gesamtumsatz laut BWA gleichgesetzt werden.
Maßgeblich ist vielmehr der entsprechende Umsatz nach den hierfür geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen.
Das bedeutet insbesondere:
- Der Gewinn ist nicht entscheidend.
- Der Umsatz laut BWA muss nicht automatisch der maßgebliche Umsatz sein.
- Es ist auf den maßgeblichen Nettoumsatz abzustellen.
- Nicht sämtliche steuerfreien Umsätze werden gleich behandelt.
Deshalb sollte bei Unternehmen in der Nähe der Grenze konkret geprüft werden, welche Umsätze einzubeziehen sind.
Welche Umsätze können für die EUR 800.000-Grenze relevant sein?
Zu den relevanten Umsätzen können beispielsweise gehören:
- steuerpflichtige Umsätze
- Umsätze mit Geschäftskunden
- Umsätze mit Privatkunden
- bestimmte steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen
- Anzahlungen
Andere Umsätze können dagegen außer Betracht bleiben.
Dazu können beispielsweise bestimmte steuerfreie Umsätze aus dem medizinischen Bereich oder bestimmte Vermietungsumsätze gehören.
Auch Verkäufe betrieblicher Maschinen und nicht steuerbare Auslandsleistungen können bei der Ermittlung anders behandelt werden.
Das zeigt, warum die Frage „Liegt mein Umsatz über EUR 800.000?“ allein noch nicht ausreicht.
Ein Unternehmen kann insgesamt mehr als EUR 800.000 Umsatz erzielen und trotzdem einen niedrigeren maßgeblichen Umsatz haben.
Auch kleinere Unternehmen sollten das Thema nicht aufschieben
Selbst wenn die Umsatzgrenze für 2027 nicht überschritten wird, sollte das Thema nicht ignoriert werden.
Zum einen wird die E-Rechnung weiter ausgerollt.
Zum anderen verlangen bereits heute einzelne Geschäftspartner von ihren Lieferanten E-Rechnungen.
Damit kann ein Unternehmen praktisch schon früher zur Umstellung gedrängt werden, selbst wenn die gesetzliche Übergangsregelung noch genutzt werden könnte.
Spätestens mit dem nächsten Schritt der gesetzlichen Umstellung wird das Thema ohnehin für einen noch größeren Kreis relevant.
Die E-Rechnung ist vor allem ein Prozessthema
Der größte Fehler wäre, die E-Rechnung nur als neues Dateiformat zu betrachten.
Der eigentliche Nutzen entsteht erst dann, wenn der gesamte Rechnungsprozess digital aufgebaut wird.
Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Rechnung geht über eine zentrale Rechnungsadresse ein.
- Die Rechnung wird automatisch in das verwendete Rechnungs- oder Buchhaltungssystem übertragen.
- Die Rechnung wird technisch geprüft.
- Anschließend erfolgt die kaufmännische Prüfung.
- Die Rechnung wird freigegeben.
- Danach erfolgt die Zahlung.
- Die Daten stehen für die weitere Buchhaltung zur Verfügung.
Der entscheidende Unterschied: Dieser Prozess sollte nicht im E-Mail-Postfach stattfinden, sondern in einem dafür geeigneten System.
Drei Prüfungen bei einer E-Rechnung
Auch bei einer E-Rechnung entfällt die Rechnungsprüfung nicht.
Sie verändert sich vielmehr.
Dabei lassen sich drei Ebenen unterscheiden.
- Technische Prüfung
Zunächst muss geprüft werden, ob überhaupt ein zulässiges technisches Format vorliegt.
Die Rechnung muss also technisch als E-Rechnung verarbeitet werden können.
- Prüfung der Geschäftsregeln
Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die enthaltenen Daten technisch und logisch plausibel sind.
- Inhaltliche und kaufmännische Prüfung
Danach bleibt die klassische inhaltliche Prüfung notwendig.
Unter anderem muss geprüft werden, ob die erforderlichen Rechnungsinformationen vorhanden und die Angaben inhaltlich richtig sind.
Die technische Verarbeitung ersetzt deshalb nicht die fachliche Prüfung.
Warum die PDF allein nicht ausreicht
Besonders wichtig ist das Verhältnis zwischen PDF und XML-Daten.
Bei einem Format mit zusätzlicher PDF-Darstellung kann die sichtbare Rechnung auf den ersten Blick vollkommen plausibel aussehen.
Trotzdem können die strukturierten Daten davon abweichen oder fehlerhaft sein.
Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten.
Deshalb sollte sich die Rechnungsprüfung nicht ausschließlich auf die sichtbare PDF beschränken.
Auch die Archivierung muss stimmen
Die strukturierten Originaldaten der E-Rechnung müssen erhalten bleiben.
Es reicht nicht aus, nur eine sichtbare PDF-Version zu speichern und die eigentlichen strukturierten Daten zu verwerfen.
Der Prozess muss deshalb auch sicherstellen, dass die ursprünglichen elektronischen Rechnungsdaten ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Fünf typische Fehler bei der E-Rechnung
Fehler 1: „Eine PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“
Das ist nicht richtig. Entscheidend ist das strukturierte elektronische Rechnungsformat.
Fehler 2: „Ich liege unter EUR 800.000, deshalb betrifft mich das Thema nicht.“
Auch kleinere Unternehmen sollten ihre Prozesse vorbereiten. Geschäftspartner können bereits vorher E-Rechnungen verlangen.
Fehler 3: Nur die sichtbare PDF prüfen
Die PDF kann richtig aussehen, während die strukturierten Rechnungsdaten fehlerhaft sind.
Fehler 4: Nur die PDF archivieren
Die strukturierten Originaldaten müssen ebenfalls erhalten bleiben.
Fehler 5: Erst in der Buchhaltung über den Prozess nachdenken
Die E-Rechnung betrifft nicht nur die Buchhaltung oder den Steuerberater. Der Prozess beginnt bereits beim Rechnungseingang.
Was Unternehmen bis zum 1. Januar 2027 tun sollten
Für die nächsten Wochen bietet sich ein klarer Fahrplan an.
- Prüfen, ob die Umstellung 2027 bereits verpflichtend ist
Dafür muss der maßgebliche Umsatz des Jahres 2026 betrachtet werden.
- Prüfen, ob die eingesetzte Software geeignet ist
Kann die Software E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und erstellen?
- Den Rechnungsprozess festlegen
Wer erhält Rechnungen?
Wer prüft sie?
Wer gibt sie frei?
Wie gelangen sie in die Buchhaltung?
Wie erfolgt die Zahlung?
- Den gesamten Ablauf testen
Nicht nur der technische Empfang sollte funktionieren.
Getestet werden sollte der vollständige Prozess:
- Empfang
- Prüfung
- Freigabe
- Zahlung
- Weiterverarbeitung
- Den Rechnungsversand ebenfalls vorbereiten
Wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss, sollte nicht nur den Rechnungseingang betrachten.
Auch der Ausgangsprozess muss funktionieren.
Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027
Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronisch verarbeitet werden kann.
Muss jedes Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Für 2027 ist insbesondere der maßgebliche Umsatz des Jahres 2026 entscheidend. Bei mehr als EUR 800.000 endet die Übergangsregelung.
Ist dafür einfach der Umsatz aus der BWA entscheidend?
Nein. Der maßgebliche Umsatz muss nach den entsprechenden umsatzsteuerlichen Vorgaben ermittelt werden.
Muss auch die XML-Datei aufbewahrt werden?
Die strukturierten Originaldaten der E-Rechnung müssen erhalten bleiben. Eine reine Speicherung der sichtbaren PDF reicht nicht aus.
Reicht ein E-Mail-Postfach für die E-Rechnung?
Für den reinen Empfang kann ein E-Mail-Postfach eine Rolle spielen. Für einen funktionierenden Gesamtprozess reicht das allein jedoch nicht aus.
Fazit: Jetzt nicht mehr nur über Technik sprechen
Die E-Rechnung ist kein Thema, das erst am 1. Januar 2027 beginnt.
Für viele Unternehmen geht es jetzt darum, festzustellen, ob die Übergangsregelung endet und ob die vorhandenen Prozesse tatsächlich funktionieren.
Drei Fragen sollten deshalb beantwortet sein:
- Musst du ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
- Kann deine Software E-Rechnungen verarbeiten und erstellen?
- Funktioniert der gesamte Prozess vom Eingang beziehungsweise Versand bis zur Buchhaltung?
Wenn eine dieser Fragen noch mit Nein beantwortet wird, besteht Handlungsbedarf vor dem Jahreswechsel.
