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- Maurizio Purrello
- 21. November 2025
- DATEV
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: So geht’s richtig
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist Ihr offizieller Startpunkt in die Selbständigkeit beim Finanzamt. Ohne ihn gibt es keine Steuernummer – und ohne Steuernummer keine ordentlichen Rechnungen. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, was es mit dem Fragebogen auf sich hat, wie Sie ihn in „Mein ELSTER“ finden und welche Punkte Sie besonders sorgfältig ausfüllen sollten.
1. Warum der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung so wichtig ist
Wenn Sie ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie sich beim Finanzamt anmelden. Das geschieht heute elektronisch über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung im ELSTER-Portal.
Mit diesem Fragebogen stellen Sie unter anderem sicher, dass
- Sie eine Steuernummer für Ihr Business erhalten,
- das Finanzamt Ihre Art der Tätigkeit kennt,
- die richtigen Steuervorauszahlungen festgesetzt werden und
- Ihre umsatzsteuerliche Einordnung (z. B. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung) korrekt erfolgt.
Ohne diesen Schritt können Sie keine rechtssicheren Rechnungen mit Steuernummer schreiben.
2. Zugang über „Mein ELSTER“: Wo finde ich den Fragebogen?
Sie benötigen zunächst einen Zugang zum Online-Portal „Mein ELSTER“. Nach der Registrierung und Anmeldung gehen Sie wie folgt vor:
- In der Übersicht „Mein ELSTER“ wählen Sie den Bereich „Formulare & Leistungen“.
- Dort klicken Sie auf „Alle Formulare“.
- Anschließend wählen Sie „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus.
Nun sehen Sie mehrere Varianten, je nach Rechtsform:
- Einzelunternehmen (inklusive Freiberufler und gewerbliche Einzelunternehmer)
- Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH, UG)
- Personengesellschaft (z. B. GbR)
In diesem Beitrag geht es um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen.
3. Allgemeine Angaben: Basisdaten zu Person und Betrieb
Auf den ersten Seiten tragen Sie grundlegende Informationen ein.
3.1 Persönliche Daten und Finanzamt
Hier geben Sie an:
- Name, Anschrift, Geburtsdatum
- Bundesland und zuständiges Finanzamt
- Ort der Geschäftsleitung (in der Regel Ihr Geschäftssitz)
Falls Sie unsicher sind, welches Finanzamt zuständig ist, bietet ELSTER eine Hilfsfunktion zur Ermittlung anhand Ihrer Adresse.
3.2 Familienstand und Adresse
Auf der nächsten Seite werden u. a. abgefragt:
- Familienstand (z. B. ledig, verheiratet)
- aktuelle Anschrift (ggf. Postfach)
- Telefonnummer, E-Mail, Internetadresse (meist keine Pflichtfelder)
Diese Daten dienen dem Finanzamt als Kontaktmöglichkeit, sind aber in weiten Teilen freiwillig.
4. Beschreibung Ihrer Tätigkeit
Unter „Art der Tätigkeit“ beschreibt das Finanzamt genauer, was Sie tun. Hier sollten Sie präzise, aber verständlich formulieren.
Beispiele:
- Steuerberatung
- Fotograf – Erstellung und Verkauf von Fotos
- Onlinehändler – Verkauf von Waren über Online-Marktplätze und eigenen Webshop
Wenn Sie eine Gewerbeanmeldung haben, können Sie sich an der dort eingetragenen Bezeichnung orientieren.
5. Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat
Sie geben eine Bankverbindung an, über die Steuererstattungen und -zahlungen laufen.
Empfehlung: Erteilen Sie dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat.
Warum das sinnvoll ist:
- Sie müssen nicht ständig Fälligkeiten im Blick behalten.
- Verspätete Zahlungen und Säumniszuschläge werden vermieden.
- Das Finanzamt bucht nicht „ins Blaue“ ab – Grundlage sind immer Bescheide oder von Ihnen (bzw. Ihrem Steuerberater) übermittelte Erklärungen.
In der Praxis entstehen viele unnötige Probleme, weil Überweisungen vergessen oder zu spät ausgeführt werden. Das SEPA-Mandat sorgt hier für Ruhe.
6. Steuerliche Beratung und bisherige steuerliche Verhältnisse
Wenn Sie bereits eine steuerliche Beratung haben, tragen Sie die Kontaktdaten der Kanzlei ein. Oft wird der Fragebogen dann direkt durch die Kanzlei übermittelt.
Weiterhin werden Sie gefragt nach:
- früheren Wohnsitzen (bei Umzug)
- bisherigen Steuernummern (z. B. aus einem anderen Finanzamtsbezirk)
- bisherigen unternehmerischen Aktivitäten (falls Sie früher schon einmal selbständig waren)
Die entsprechenden Steuernummern finden Sie auf alten Steuerbescheiden oder Schreiben des Finanzamts.
7. Angaben zum Unternehmen: Name, Adresse, Beginn
Wichtige Punkte in diesem Abschnitt:
- Name des Unternehmens (z. B. Fantasiename oder eingetragener Kaufmann)
- Adresse des Unternehmens (falls abweichend von der Privatadresse)
- Beginn der Tätigkeit
Der Beginn der Tätigkeit ist besonders relevant, denn:
- Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen.
Wenn Sie ein bestehendes Unternehmen übernehmen oder geschenkt/vererbt bekommen haben, trägt das Finanzamt hier frühere Inhaber und ggf. gezahlte Kaufpreise nach – das ist für die Besteuerung des Veräußerers interessant.
8. Voraussichtliche Gewinne und Steuervorauszahlungen
Ein zentraler Abschnitt betrifft die voraussichtlichen Einkünfte und die Festsetzung von Steuervorauszahlungen.
Viele Gründer tragen hier vorschnell hohe geplante Gewinne ein (z. B. einen Jahresgewinn von EUR 500.000 laut Businessplan) und wundern sich dann, dass sie direkt hohe Vorauszahlungsbescheide erhalten.
Wichtige Hinweise:
- Seien Sie realistisch und im Zweifel eher vorsichtig.
- Im Jahr der Betriebseröffnung ist es oft unproblematisch, zunächst mit EUR 0 oder einem niedrigen Gewinn zu rechnen, wenn realistisch noch wenig Gewinn zu erwarten ist.
- Sie können Steuervorauszahlungen unterjährig jederzeit anpassen lassen, wenn sich Ihr Geschäft besser entwickelt als gedacht.
Außerdem werden Sie gefragt nach:
- weiteren Einkünften (z. B. aus einer parallelen Angestelltentätigkeit)
- Sonderausgaben (z. B. Krankenversicherungsbeiträge)
- bereits anfallenden Steuerabzugsbeträgen (z. B. Lohnsteuer)
Diese Angaben helfen dem Finanzamt, Ihre Einkommensteuervorauszahlungen sinnvoll zu berechnen.
9. Art der Gewinnermittlung: EÜR oder Bilanz?
Für Einzelunternehmer sind in der Regel zwei Methoden relevant:
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
- Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn
- Einfacher, oft selbst machbar, geringere Kosten beim Steuerberater
- Orientiert sich am Zahlungsfluss (Zufluss/Abfluss auf dem Bankkonto)
Betriebsvermögensvergleich (Bilanz)
- Erfordert eine doppelte Buchführung
- Wirtschaftlich aussagekräftiger, aber komplexer
- Fokus auf den Zeitpunkt der wirtschaftlichen Zugehörigkeit, nicht auf den Zahlungseingang
Der Standardfall für Einzelunternehmen ist die EÜR, insbesondere bei kleineren und mittleren Betrieben.
10. Lohnsteuer: Nur relevant mit Mitarbeitern
Der Abschnitt zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer ist nur dann relevant, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Ohne Angestellte können Sie diesen Bereich überspringen.
11. Umsatzsteuer: Einer der wichtigsten Bereiche im Fragebogen
Hier passieren in der Praxis die meisten Fehler mit teils erheblichen finanziellen Folgen. Nehmen Sie sich für diesen Abschnitt unbedingt Zeit.
11.1 Bisherige umsatzsteuerliche Verhältnisse
Wichtig: Umsatzsteuerlich gibt es immer Sie als Unternehmer, auch wenn Sie mehrere Tätigkeiten ausüben.
Beispiele:
- Sie haben bereits ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Business.
- Sie vermieten bereits umsatzsteuerpflichtig Immobilien.
- Sie betreiben eine Photovoltaikanlage mit Umsatzsteuer.
Dann sind Sie bereits umsatzsteuerlich erfasst, und diese Informationen müssen im Fragebogen angegeben werden.
11.2 Umsatzschätzung und Kleinunternehmerregelung
Sie geben eine Schätzung der Umsätze im Jahr der Betriebseröffnung an. Das ist wichtig für die Frage, ob die Kleinunternehmerregelung in Betracht kommt.
Typische Fälle:
- Sie planen einen Jahresumsatz von z. B. EUR 100.000:
Dann werden Sie in der Regel kein Kleinunternehmer sein, sondern von Anfang an mit Umsatzsteuer arbeiten, Voranmeldungen abgeben und Vorsteuer ziehen.
- Sie erwarten eher geringe Umsätze (z. B. EUR 20.000):
Dann können Sie grundsätzlich prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie sinnvoll ist. Im Fragebogen können Sie ankreuzen, dass Ihre Umsätze die maßgebliche Grenze nicht überschreiten und dass Sie die Regelung in Anspruch nehmen möchten.
Wichtig:
- Wenn Sie das Kreuz setzen, erklären Sie damit:
„Ich möchte die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.“
- Diese Entscheidung betrifft nur die Umsatzsteuer – nicht die Einkommensteuer oder andere Steuerarten.
- Wenn Sie auf die Anwendung verzichten, sind Sie an diese Entscheidung für fünf Jahre gebunden.
11.3 Zahllast und Voranmeldungszeitraum
Sie sollen eine voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast schätzen, z. B. EUR 5.000. Aus dieser Zahllast ergibt sich, ob Sie die Umsatzsteuervoranmeldungen
- monatlich oder
- vierteljährlich
abgeben müssen. Der Regelfall ist das Vierteljahr.
11.4 Steuerfreie Umsätze
Wenn Sie steuerfreie Umsätze planen (z. B. bestimmte Unterrichtsleistungen, Versicherungsvermittlung, Finanzdienstleistungen), müssen Sie diese im Fragebogen angeben. Fehlen hier Angaben, kommt es leicht zu falschen Einschätzungen durch das Finanzamt.
11.5 Ist- oder Sollversteuerung
Gerade für kleinere Unternehmen besonders relevant: die Frage der Istversteuerung.
- Istversteuerung (vereinnahmte Entgelte):
Sie führen die Umsatzsteuer erst dann ab, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Das ist für Ihre Liquidität meist deutlich angenehmer.
- Sollversteuerung (vereinbarte Entgelte):
Sie schulden die Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt der Leistung/Rechnungsstellung – auch wenn Ihr Kunde noch gar nicht gezahlt hat.
Wenn Sie als Einzelunternehmer mit überschaubaren Umsätzen starten, ist die Istversteuerung in der Regel die günstigere Variante. Im Fragebogen können (und sollten) Sie die Istversteuerung ausdrücklich beantragen, wenn die Voraussetzungen vorliegen.
11.6 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Im Fragebogen können Sie auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Das ist heutzutage für viele Unternehmer sehr sinnvoll, zum Beispiel wenn Sie:
- Dienstleistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland beziehen,
- Waren innerhalb der EU einkaufen oder
- Online-Tools, Software-Abos etc. von ausländischen Anbietern verwenden.
Daher lautet die praxisnahe Empfehlung: Beantragen Sie im Zweifel eine USt-IdNr.
12. Besonderheiten für Onlinehändler
Für Händler, die über das Internet verkaufen, fragt das Finanzamt zusätzlich:
- Verkauf über eigenen Webshop
- Verkauf über Marktplätze wie Amazon, eBay etc.
- Angabe der jeweiligen Plattformen („elektronische Schnittstellen“)
Wenn Sie europaweit an Privatkunden verkaufen, kommen später ggf. zusätzliche Themen wie One-Stop-Shop (OSS) hinzu. In diesem Fall ist die Unterstützung durch einen Steuerberater dringend zu empfehlen.
13. Unterlagen, Vollmachten und Versand
Am Ende des Fragebogens können Sie noch einzelne Unterlagen hochladen, zum Beispiel:
- SEPA-Lastschriftmandat (falls nicht direkt im Formular erteilt)
- Vollmacht für den steuerlichen Berater
- Verträge bei Unternehmensübernahmen
Nach der abschließenden Prüfung senden Sie den Fragebogen elektronisch an das Finanzamt.
14. Was passiert nach dem Absenden?
Nachdem Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über „Mein ELSTER“ versendet haben, heißt es: auf die Reaktion des Finanzamts warten. Typischerweise erhalten Sie:
- Ihre Steuernummer (ggf. zusätzlich eine separate Umsatzsteuernummer),
- bei Bedarf Rückfragen zu einzelnen Punkten.
Wichtig:
Sie können mit Ihrem Business grundsätzlich schon starten, Aufträge bearbeiten und erste Rechnungen schreiben. Wenn die Steuernummer noch fehlt, können Sie vorläufig vermerken:
„Steuernummer beantragt“
Sobald Ihnen die Steuernummer vorliegt, können Sie Ihre Rechnungen entsprechend anpassen oder – falls erforderlich – korrigieren.
Fazit: Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung rechtssicher ins Business starten
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wirkt auf den ersten Blick umfangreich, ist aber für typische Gründerfälle gut beherrschbar, wenn Sie wissen, worauf es ankommt:
- korrekte Stammdaten,
- realistische Gewinnschätzung (Vorauszahlungen!),
- durchdachte Entscheidungen im Bereich der Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung, Istversteuerung, USt-IdNr.).
Nehmen Sie sich für diese Punkte Zeit – Fehler in diesem Bereich können später bares Geld und Nerven kosten. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie sich vor Abgabe des Fragebogens steuerlich beraten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Start in die Selbständigkeit steuerlich sauber und zukunftssicher aufgestellt ist.
