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- Maurizio Purrello
- 4. September 2025
- DATEV
Gehaltsabrechnung über DATEV Arbeitnehmer online
Vielleicht kennen Sie es noch: Monat für Monat erhalten Sie Ihre Gehaltsabrechnung in Papierform. Der Umschlag landet irgendwo im Schrank – oder verschwindet im schlimmsten Fall ganz. Wenn dann plötzlich Unterlagen für die Bank, den Vermieter oder die Steuererklärung benötigt werden, beginnt die große Sucherei. Genau hier setzt DATEV Arbeitnehmer online an.
Immer mehr Arbeitgeber stellen die Gehaltsdokumente nicht mehr in Papierform zur Verfügung, sondern ausschließlich digital über DATEV. Das bedeutet für Sie als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer: Sie müssen sich einmalig registrieren und haben danach jederzeit Zugriff auf Ihre Lohndokumente. Klingt kompliziert? Ist es nicht – wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie es funktioniert und welche Vorteile Sie dadurch haben.
Schritt 1: Der Registrierungsbrief
Sobald Ihr Arbeitgeber auf DATEV Arbeitnehmer online umstellt, erhalten Sie per Post einen Registrierungsbrief. In diesem Schreiben steht, dass Ihr Arbeitgeber ab sofort Ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen und Ihre jährliche Lohnsteuerbescheinigung digital bereitstellt.
Im Brief finden Sie außerdem einen persönlichen Einladungscode. Mit diesem Code melden Sie sich an. Wichtig: Der Code ist zeitlich begrenzt gültig. Am besten registrieren Sie sich direkt nach Erhalt des Schreibens, damit nichts verfällt und der Prozess nicht neu gestartet werden muss.
Schritt 2: Das DATEV-Konto erstellen
Die Registrierung beginnt mit der Erstellung eines persönlichen DATEV-Kontos. Dazu besuchen Sie die Webseite www.arbeitnehmeronline.de und klicken auf „Registrieren“.
Die Anmeldung funktioniert wie in jedem anderen Online-Shop: Sie geben Ihre persönlichen Daten ein und wählen ein sicheres Passwort. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, die Sie innerhalb von zwei Stunden bestätigen müssen. Erst danach ist Ihr DATEV-Konto aktiv.
Schritt 3: Die Authenticator-App einrichten
Damit Ihr Zugang besonders sicher ist, nutzt DATEV die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das kennen Sie vielleicht schon vom Online-Banking. Neben Ihrem Passwort benötigen Sie also eine Authenticator-App auf Ihrem Smartphone, zum Beispiel den „Google Authenticator“ oder den „Microsoft Authenticator“.
Nach dem Download der App scannen Sie mit Ihrem Smartphone einen QR-Code, der Ihnen im DATEV-Portal angezeigt wird. Dadurch wird Ihr Smartphone mit Ihrem Konto verknüpft. Ab sofort erhalten Sie dort bei jeder Anmeldung einen sechsstelligen Sicherheitscode, den Sie zusätzlich zu Ihrem Passwort eingeben. So stellen Sie sicher, dass nur Sie Zugriff auf Ihre Lohndokumente haben.
Tipp: Notieren Sie sich die Wiederherstellungscodes, die Ihnen am Ende angezeigt werden. Diese sind wichtig, falls Sie Ihr Handy wechseln oder verlieren.
Schritt 4: Einladungscode einlösen und Konto verknüpfen
Im letzten Schritt geben Sie den Einladungscode aus Ihrem Registrierungsbrief zusammen mit Ihrem Geburtsdatum ein. Damit verknüpfen Sie Ihr DATEV-Konto mit dem Portal Arbeitnehmer online.
Ab diesem Moment sind Sie registriert und können jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen.
Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online
Die digitale Lösung bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber:
Für Arbeitnehmer:
- Jederzeitiger Zugriff: Ihre Gehaltsabrechnungen und die Lohnsteuerbescheinigung stehen Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung.
- Einfache Organisation: Kein Papierkram mehr, kein Suchen nach Unterlagen für Bank oder Vermieter.
- Schnelles Herunterladen und Weiterleiten: Dokumente lassen sich direkt als PDF speichern oder ausdrucken.
Für Arbeitgeber:
- Zeit- und Kostenersparnis: Kein Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Gehaltsabrechnungen mehr.
- Effizienz: Die Dokumente werden direkt digital bereitgestellt, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
Gibt es auch Nachteile?
Der einzige „Nachteil“ ist die einmalige Registrierung. Diese wirkt im ersten Moment etwas technisch, ist mit einer kurzen Anleitung aber problemlos machbar. Sobald dieser Schritt erledigt ist, profitieren Sie dauerhaft von den Vorteilen der digitalen Lösung.
Fazit
Mit DATEV Arbeitnehmer online sparen Sie sich jede Menge Papierkram und Nerven. Die Registrierung ist zwar ein einmaliger Schritt, lohnt sich aber langfristig, da Sie Ihre Lohndokumente jederzeit digital abrufen können. Gerade wenn Unterlagen kurzfristig benötigt werden – sei es für eine Finanzierung oder einen neuen Mietvertrag – haben Sie alles direkt griffbereit.
Auch Ihr Arbeitgeber spart Zeit und Kosten, sodass beide Seiten von der Umstellung profitieren.
