Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

YouTube immer entsperren

Geschenke im Unternehmen – Warum Geschenke steuerlich sauber eingeordnet werden müssen

Geschenke im Unternehmen sind gut gemeint. Sie sollen Wertschätzung ausdrücken, Beziehungen stärken und einfach Freude bereiten. Werden Geschenke jedoch steuerlich falsch eingeordnet oder nicht korrekt verbucht, können sie für Unternehmen schnell teuer werden – insbesondere im Rahmen von Lohnsteuer- oder Betriebsprüfungen.

Gerade weil Geschenke im Geschäftsalltag häufig und oft spontan eingesetzt werden, ist es entscheidend, die steuerlichen Spielregeln genau zu kennen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Geschenke im Unternehmen steuerlich sauber eingeordnet werden müssen und welche Punkte in der Praxis besonders wichtig sind.

1. Warum Geschenke im Unternehmen eine steuerliche Relevanz haben

Geschenke werden aus den unterschiedlichsten Anlässen gemacht:
als Dankeschön für die Zusammenarbeit, zur Geburt eines Kindes, zu einem Jubiläum, einem runden Geburtstag oder zur Einweihung neuer Geschäftsräume.

So nachvollziehbar diese Gesten sind – steuerlich kommt es nicht auf die Absicht an, sondern auf die korrekte Einordnung und Dokumentation. Fehler wirken sich oft erst zeitverzögert aus, etwa bei einer späteren Lohnsteuer- oder Betriebsprüfung. Dann können ursprünglich kleine Aufmerksamkeiten erhebliche Steuernachzahlungen nach sich ziehen.

2. Ordnung in der Buchhaltung ist entscheidend

Ein zentraler Punkt bei Geschenken im Unternehmen ist die richtige Verbuchung. Geschenke müssen eindeutig als solche erfasst werden und dürfen nicht „irgendwo“ in der Buchhaltung landen. Andernfalls droht, dass sie steuerlich vollständig gestrichen werden.

Stimmen Sie daher die Behandlung von Geschenken unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab. Falls kein externer Berater eingebunden ist, sollte die interne Buchhaltung klare Vorgaben erhalten, wie Geschenke zu erfassen und zu dokumentieren sind.

3. Aufmerksamkeiten: Die EUR-10-Grenze beachten

Der erste wichtige Bereich sind sogenannte Aufmerksamkeiten. Dabei handelt es sich um geringwertige Werbegeschenke, die häufig in größerer Stückzahl ausgegeben werden, etwa Kalender oder kleine Give-aways für Kunden und Geschäftspartner.

Hier gilt eine klare Wertgrenze von EUR 10 pro Geschenk. Entscheidend ist der tatsächliche Wert inklusive aller Nebenkosten, beispielsweise Druck- oder Herstellungskosten. Wird diese Grenze überschritten, entsteht zusätzlicher Dokumentationsaufwand, da dann festgehalten werden muss, an wen das Geschenk ausgegeben wurde.

4. Geschenke an Geschäftspartner: Die EUR-50-Grenze

Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur dann als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn der Wert von EUR 50 pro Person und Jahr nicht überschritten wird. Doch damit ist die steuerliche Beurteilung noch nicht abgeschlossen.

Kann der Empfänger das Geschenk auch privat nutzen – etwa eine hochwertige Flasche Wein – stellt das Geschenk bei ihm grundsätzlich eine steuerpflichtige Einnahme dar. Genau das möchte in der Praxis niemand erreichen.

5. Pauschalversteuerung nach § 37b EStG: Sinnvoll und praxisnah

Um zu vermeiden, dass der Empfänger das Geschenk versteuern muss, kann der Schenkende die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG anwenden. Diese beträgt 30 % und wird vom schenkenden Unternehmen übernommen. Damit bleibt das Geschenk für den Empfänger steuerfrei.

Empfehlenswert ist ein kurzer Hinweis auf der Glückwunschkarte oder im Begleitschreiben, dass die Besteuerung übernommen wurde. So ist auch dieser Punkt sauber dokumentiert.

6. Persönliche Anlässe: Wann keine Pauschalsteuer anfällt

Nicht jedes Geschenk muss pauschal versteuert werden. Liegt ein persönlicher Anlass vor – etwa die Geburt eines Kindes, eine Hochzeit oder ein runder Geburtstag – entfällt die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. In diesen Fällen können Geschenke steuerlich begünstigt überreicht werden.

Gerade hier ist jedoch eine klare Abgrenzung wichtig, damit der persönliche Anlass im Zweifel auch nachvollziehbar belegt werden kann.

7. Die entscheidende Frist: 28. Februar des Folgejahres

Ein besonders kritischer Punkt ist die Frist zur Pauschalversteuerung. Damit Geschenke sozialversicherungsfrei bleiben, muss die Pauschalsteuer spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres angemeldet und abgeführt werden.

Wird diese Frist versäumt, ist zwar eine nachträgliche Pauschalversteuerung weiterhin möglich, die Sozialversicherungsfreiheit geht jedoch verloren. Das kann Geschenke erheblich verteuern. Ein Beispiel:

Ein Geschenk im Wert von EUR 150, das zu spät gemeldet wird, führt zu 30 % Pauschalsteuer zuzüglich Sozialversicherungsabgaben. Aus einer gut gemeinten Aufmerksamkeit wird so schnell eine kostenintensive Angelegenheit.

Fazit: Geschenke im Unternehmen bewusst und sauber gestalten

Geschenke im Unternehmen sind ein wichtiges Instrument der Beziehungspflege – sowohl gegenüber Geschäftspartnern als auch gegenüber Mitarbeitern. Damit diese Gesten nicht zur steuerlichen Belastung werden, müssen sie von Anfang an steuerlich sauber eingeordnet werden.

Achten Sie insbesondere auf:

die Einhaltung der gesetzlichen Wertgrenzen,
eine klare und korrekte Buchhaltung,
die rechtzeitige Anwendung der Pauschalversteuerung und
die Beachtung der Frist zum 28. Februar.

So stellen Sie sicher, dass Geschenke das bleiben, was sie sein sollen: eine Freude – und kein Risiko für Ihr Unternehmen.

Ihr Ansprechpartner

Maurizio Purrello